Tabacon Tabakwaren GmbH & Co. Holding KG

Ausführliche Referenz

Der Name ist Programm. Die Tabacon Gruppe unter Führung der Tabacon Tabakwaren GmbH & Co. Holding Gesellschaft KG steht für einen der größten Tabakwarengroßhändler Deutschlands. In den vergangenen 20 Jahren ist das Kerngeschäft des Unternehmens stetig gewachsen. Parallel dazu baut die Gesellschaft ihr Angebot im Sektor Süßwaren und Getränke sukzessive aus.

Eine solches Wachstum erfordert regelmäßige Anpassungen seitens Personal und Produktionsmitteln. Weil der Tabakwarengroßhandel spezielle Anforderungen an die Finanzbuchhaltung und das Warenwirtschaftssystem stellt, hatte sich Tabacon in den 80er Jahren von einem darauf spezialisierten Software-Haus eine Individuallösung mit einer in das Warenwirtschaftssystem integrierten Finanzbuchhaltung nach Maßschneidern lassen.

Zeitgemäße Software soll künftigen Anforderungen vorgreifen
Allmählich jedoch stieß die Architektur an ihre natürlichen Grenzen. Das starke Wachstum von Tabacon und demnächst zu erwartende und für die Branche relevante Gesetzesänderungen ließen es ratsam erscheinen, die IT-Struktur des Hauses komplett zu überdenken und auf eine – an die eigenen Erfordernisse angepasste – Standardlösung umzuschwenken.

Tabacon wünschte sich eine Finanzbuchhaltungslösung, die moderne Grundsätze des Datenzugriffs wie GDPdU ebenso unterstützt wie US-GAP, die Darstellung der Bilanz im amerikanischen Format. „Schon heute bestimmen Basel II und andere Vorschriften das Geschäftsleben. Wir gehen daher davon aus, dass die Banken in absehbarer Zeit auf weltweit vergleichbare Berichtsstandards umstellen werden. Dafür wollen wir gerüstet sein“, betont Karl Ehmann, IT-Verantwortlicher bei Tabacon. Neben der Finanzbuchhaltung wollte Tabacon mittelfristig auch die bisherige Lösung zur Fakturierung der Standardware durch eine zeitgemäße Variante ersetzen, und auch hier den Schritt in eine neue EDV-Ära wagen.

Das Unternehmen hatte Glück. Mit Microsoft Navision war die ideale Standardlösung bald eruiert. Auch ein Dienstleister, der geeignet schien, die Umstellung auf Navision Finanzbuchhaltung und in einem zweiten Schritt die Portierung der Warenwirtschaft, mit Ausnahme des Automatengeschäfts, auf dieses Produkt zu bewältigen, fand sich binnen kurzer Zeit.

Nun brauchte die Unternehmensgruppe für die neue Software nur noch geeignete neue Hardware – und stand damit völlig unerwartet vor ihrer größten Herausforderung. Bisher hatte sie mit Unix-basierten Servern von Sun Microsystems gearbeitet und war damit sehr zufrieden. Der neue Software-Lieferant jedoch bevorzugte Hardware von HP.

Hardware-Wechsel, ein Wagnis
über die Lean GmbH erfuhr Tabacon zunächst, dass neben Solaris und Linux auch Windows auf Maschinen von Sun Microsystems problemlos funktioniert und es damit theoretisch die Möglichkeit geben musste, Navision auf Sun Servern zu fahren.

„Zudem hatte unser Hardware-Spezialist Johann Weber Gerüte beider Hersteller verglichen und sich eindeutig für die Maschinen von Sun Microsystems ausgesprochen“, argumentiert der IT-Verantwortliche weiter.

Nur, in wie weit waren die Maschinen von Sun Microsystems tatsächlich auch für die Microsoft ERP-Applikation geeignet? Faktisch nämlich gab es die Freigabe von Navision für die Plattform von Sun Microsystems zum Zeitpunkt der Entscheidung nicht. „Auf Anfrage sicherte uns Sun Microsystems schließlich zu, dass Navision auf den für Windows zertifizierten Rechnern von Sun problemlos läuft. Es folgte die Zusicherung von Sun Microsystems auf höchster Ebene, bei eventuell auftretenden Problemen zur Seite zu stehen. Ähnliche Zusagen machte Microsoft. Der neue Software-Partner blieb hingegen bei seinen Warnungen „Das geht sicher schief.“

Entgegen der Warnung wagte denn auch Tabacon angesichts der Versicherungen beider Hersteller, der besseren Preis-Leistungsfähigkeit der von Sun angebotenen Architektur und der guten Erfahrungen mit dem bisherigen Hardware-Partner die Pioniertat.

Sicherer Aufbau in kleinen Schritten
Anfang Juni 2005 fiel die Entscheidung für die neue Plattform. Eine Woche später orderte der Tabakwarenspezialist die Maschinen, im August begannen IT-Experten, die Rechner vor Ort zu installieren respektive die Rechenzentren an allen drei Standorten umzurüsten.

Bereits im Juli hatte ein Expertenteam von Lean die Rechner im eigenen Installationszentrum in Neuss aufgebaut und die System-Software gemeinsam mit IT-Kollegen von Tabacon installiert. Als Grundlage für die neue Architektur dienen AMD Opteron basierte Server, kombiniert mit Fiberchannel Storage SE3510 und dem Betriebssystem Windows 2003. Als Zwischenglied richteten die Spezialisten mit der Software Datacore SANmelody eine Virtualisierungsebene auf Basis von Sun x86-Rechnern ein. Parallel implementierten sie auf diesen Servern Citrix Metaframe, um für Thin Clients Zugriffsmöglichkeiten auf die Navision-Applikation zu schaffen. Die gewählte Architektur musste nicht nur bei Normalauslastung im Bereich Finanzbuchhaltung genügen, sondern so ausgelegt sein, dass sie auch in Stoßzeiten ausfallsicher funktioniert.

Gleiche Architektur erleichtert Administration
Alle drei Firmenstandorte wurden trotz unterschiedlicher Leistungsanforderungen identisch ausgestattet und über ein VPN-Netz miteinander verbunden. Zwar arbeiten die einzelnen Niederlassungen operativ weitgehend selbstständig, „doch wir wollten die Administration vereinfachen, so dass sich die Administratoren physisch jederzeit problemlos gegenseitig aushelfen können“, erklärt er weiter.

„Der Zeitplan für das Projekt war äußerst sportlich. Unser Geschäftsjahr endet am 30.9. und wir wollten zum 1.10.2005 auf dieser neuen Software- und Hardware-Basis starten“, blickt Ehmann zurück. Der Plan ging auf. Im September wurde die Software installiert beziehungsweise vor Ort angepasst. Am 1.10. ging das neue System in Betrieb. Davor und danach wurden die Mitarbeiter geschult. Lean stand beziehungsweise steht dem Unternehmen darüber hinaus als Support-Partner zu Verfügung.

Probleme? „Anpassungen ja, aber Probleme nicht“, freut sich der IT-Experte über die erfolgreiche Pionierleistung. Dabei handelt es sich vermutlich um die erste Navision-Installation auf Hardware von Sun Microsystems. Auch die bisherigen Erfahrungen im laufenden Betrieb seien durchweg positiv. „Unser Informationsniveau ist viel besser geworden, ganz zu schweigen von den Darstellungsmöglichkeiten.

Der nächste Schritt: die Umstellung des Warenwirtschaftssystems
Ein Ansporn für Tabacon, gleich den nächsten IT-Schritt anzusteuern: die Umstellung des Warenwirtschaftssystems: zuerst in Nürnberg, danach in Ronneburg und Garching. Damit vervielfacht sich nicht nur die Zahl der Benutzer pro Standort von rund sechs bis zehn Personen auf 37 bis 70 Anwender, die parallel arbeiten. Das System muss in diesem Zusammenhang auch seine Fähigkeit unter Beweis stellen, speziell in der Auftragserfassung zeitkritische Eingaben simultan zu verarbeiten.